Учет заявок

| Категория: Иммиграция в Грецию

Учет заявок представляет собой программу HelpDesk, предназначенную для сбора заявок в процессе обслуживания клиентов. Как и все другие программы автоматизации, она начинает свою работу с формирования базы клиентов. Для этого при первом контакте с клиентом через специальное окно ввода информации в базу заносят его данные – личные и контактные, после чего приступают к оформлению заявки, регистрируя причину обращения. Если клиент есть в базе, его находят по первым буквам ФИО или наименования компании, номеру телефона или иному параметру. Для оформления заявки используют удобную электронную форму, так называемое окно, с заданными полями для ввода информации, обязательные из которых имеют «звездочное» обозначение. Здесь указывают клиента, его контактные данные, оставляя текстовое замечание в обязательном порядке. Подобный принцип работы используется при учете химчистки, а также во многих других организациях, оказывающих услуги.

При готовности заявки дальнейшие действия переходят во вкладку Работа. Следует отметить, что информационная структура программы очень проста и наглядна, работа ведется только в одном из системных модулей, где все операции поделены на вкладки, названия которых как нельзя лучше отражают их назначение. Так вот, при переходе в эту вкладку главной задачей специалиста является максимально понятное описание проблемы клиента, далее следует выбор специалиста из базы сотрудников, указывается наиболее удобный клиенту способ связи, определяется приоритетность исполнения и, в соответствии с этим, устанавливаются сроки выполнения работ. Далее сотрудник, уполномоченный выполнить данный заказ, получает уведомление о новом задании. Действующая в программе система оповещения позволяет экономить время всех сотрудников, сообщая о многих задачах и этапах их выполнения по мере поступления информации. Получив такое оповещение, сотрудник кликает на него и тут же попадает во вкладку Работа с его новым заданием. По мере его готовности он устанавливает специальный флажок, и система тут же отправляет данную информацию по заинтересованным в ней каналам. Руководитель, получив уведомление, открывает задание и проверяет его, оставляя в случае своего положительного решения флажок подтверждения.

Система оповещения также контролирует сроки выполнения работ, отправляя напоминания о них сотрудникам и их руководителям для контроля. В программе есть вкладка План работы, где сотрудник планирует деятельность с указанием сроков по имеющимся у него заданиям и клиентам. Руководитель проверяет степень готовности и оперативность выполнения для оценки сотрудника.



Комментарии закрыты